Drie weken na het cyberincident dat AZ Monica trof, zet het ziekenhuis een belangrijke stap vooruit in zijn hersteltraject. Sinds vandaag is het elektronisch patiëntendossier (EPD) opnieuw opgestart. Daardoor kunnen patiënten opnieuw zoals voorheen worden ingeschreven en krijgen medewerkers opnieuw digitale ondersteuning bij de zorgverlening.

Op 13 januari werd AZ Monica getroffen door een cyberincident. Uit voorzorg werden toen alle servers van de campussen in Deurne en Antwerpen tijdelijk uitgeschakeld. Het ziekenhuis bleef evenwel operationeel door het inzetten van alternatieve, niet-digitale en arbeidsintensieve procedures zodat de patiëntenzorg op een veilige manier kon worden gegarandeerd. Daarnaast werkt het ziekenhuis intensief aan het herstel van de IT-systemen, waarbij vandaag een eerste belangrijke mijlpaal is bereikt.

Wat betekent de heropstart van het elektronische patiëntendossier voor patiënten?

• Inschrijving zoals voorheen: Patiënten die vanaf vandaag naar AZ Monica komen, worden opnieuw digitaal ingeschreven zoals vóór het incident.
• Inschrijvingskiosken opnieuw actief: De zelfbedieningskiosken, waarbij patiënten zich aanmelden met hun identiteitskaart, zijn opnieuw operationeel.
• Toegang tot digitale patiëntinformatie voor zorgverleners: Zorgverleners binnen het ziekenhuis kunnen opnieuw noodzakelijke informatie raadplegen in het EPD.

Administratieve inhaalbeweging

Achter de schermen wordt een grote administratieve inhaalbeweging gemaakt om alle informatie die de afgelopen drie weken op papier werd geregistreerd, in het elektronisch patiëntendossier te verwerken. Het up-to-date brengen van de informatie in het systeem is essentieel om de patiënten die momenteel in het ziekenhuis verblijven, voortaan correct in het elektronisch patiëntendossier te kunnen opvolgen.
Ook op het vlak van afspraken is een inhaaloperatie aan de gang. De voorbije weken konden nagenoeg alle geplande consultaties doorgaan, maar nieuwe afspraken werden manueel genoteerd. Medische diensten zijn momenteel bezig om alle afspraken opnieuw in het elektronische systeem te verwerken, zodat agenda’s weer volledig actueel zijn. AZ Monica verwacht deze administratieve achterstand tegen het einde van de week grotendeels te hebben ingehaald. Dit is belangrijk om patiënten die een afspraak willen maken een correcte datum en tijdstip te kunnen bevestigen.

Belangrijke volgende stappen

De heropstart van het elektronisch patiëntendossier is een eerste grote fase binnen het recoveryplan van AZ Monica. De volgende belangrijke stappen situeren zich op het vlak van Apotheek & Medicatie, en de Centrale Sterilisatie Afdeling (CSA). De heropstart van deze systemen is cruciaal voor een verdere opschaling in chirurgische activiteit. Voor elke stap in het recoveryplan dat gezet zal worden, is een concreet plan van aanpak uitgewerkt om de uitrol binnen de organisatie zo vlot mogelijk te laten verlopen.

Interne werking grotendeels hersteld 

Na het cyberincident werd een stabiele basis-IT-infrastructuur opgezet waarop verder kon worden gebouwd en waarmee interne systemen opnieuw konden worden opgestart. Ook op dat vlak zijn intussen belangrijke stappen gezet:

• Het ziekenhuis beschikt opnieuw over een stabiel intern digitaal netwerk.
• Medewerkers kunnen opnieuw digitaal werken na onder meer wachtwoordresets, controles van IT-hardware en doorgedreven monitoring.
• Systemen voor stockbeheer, magazijnbeheer, boekhouding en facturatie zijn opnieuw opgestart, al loopt ook hier nog een inhaalbeweging.
• Door het cyberincident konden de lonen van januari niet correct berekend worden. Om medewerkers toch tijdig te betalen, werd op 30 januari een voorschot van 90% van het nettoloon van december uitbetaald, in overleg met de syndicale partners. De HR-systemen zijn intussen opnieuw actief en AZ Monica verwacht het resterende deel van het loon van januari half februari correct te kunnen uitbetalen.

Vooruitblik

“Hoewel we beseffen dat we er nog niet zijn, betekent vandaag een belangrijke stap vooruit,”aldus algemeen directeur Geert Smits. “Er ligt nog een aanzienlijke administratieve achterstand, maar we zijn hoopvol – voor onze medewerkers, onze patiënten en voor de vlotte werking van het ziekenhuis.”

AZ Monica blijft de komende weken focussen op het wegwerken van de administratieve achterstand en de uitbreiding van de digitale systemen, met blijvende aandacht voor patiëntveiligheid en ondersteuning van de zorgverleners.